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公司的5個章各有什么用?應該如何保管?

公司的5個章各有什么用?應該如何保管?

發布日期:2020-10-14

分類

簡要介紹:每個公司都有印章,每個印章的作用各不相同,但是都代表著公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加強印章保護工作非常重要。下面我們一起來看看。

公司章主要有
每個公司都有印章,每個印章的作用各不相同,但是都代表著公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加強印章保護工作非常重要。下面我們一起來看看。

公司章主要有5枚,分別是公章、財務章、合同章、發票章、法人代表人名章。需要注意的是,除法人章外,其它4個章需要根據相關規定到工商、公安、 開戶銀行備案或預留印鑒。


一、公司公章

公司效力最大的一枚章,是法人權利的象征。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章) , 均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件。

適用范圍:凡是以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

保管者:一般來說 ,公章的掌管者應該是公司創業者或其最信任的人,例如:董事長或總經理。

二、財務章

使用范圍:通常與銀行打交道的時候會用到,比如銀行的各種憑據、匯款單、支票的用印。另外,也會用于財務往來的結算等。

保管者:一般由企業的財務人員管理,可以是財務主管或出納等。

三、合同章

使用范圍:單位對外簽訂合同時使用,可以在簽約的范圍內代表單位,在合同上加蓋合同專用章,單位需承受由此導致的權利義務。一般來說,創業初期可以直接用公章蓋合同,減少一支公章可以減少風險(比如遺失、公章私用等)。

保管者:可以是公司法務人員、合作律師或行政部門等。

四、發票章

企業、單位和個體工商戶在購買和開發票時,需要加蓋發票章。印章印模里含有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。

根據《發票管理辦法實施細則》的規定,通常需要在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。注:蓋在發票上,或蓋在發票領用簿才有效。

保管者: 一般由財務部門的發票管理員保管。

五、法人代表人名章

使用范圍:法人章主要用于公司有關決議,以及銀行有關事務辦理的時候用。印章印模里合有其公司單位名稱、發票專用章字樣、稅務登記號。通常用在注冊公司、企業基本戶開戶、支票背書的用印。

保管者:一般是法人自己,也有讓公司財務部門出納人員管理的情況。(注:印章的保管者沒有特定的法律規定,可依公司情況設定保管者,上述僅供參考。)

公司各種印章的權限不一, 所有文件加蓋印章都必須得到重視。所以說公司印章的保管工作必須要引起重視。

公司印章的保管,應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管的制度,并嚴格執行保管人交接制度。


六、一般來說公司印章的保管具體可以采用以下措施:

1.印章管理者:明確印章管理者的崗位法律風險防控意識及責任

公司可以要求印章保管或管理者簽訂“法律風險崗位承諾書”,明確保管者的法律防控意識及職責,同時也要加強對他們印章管理工作的法律防范教育,使其充分認識到印章的重要性,加強印章管理的技能和法律風險防范意識。

在加強管理者的崗位意識的同時,也要建立規范的印章管理規定,如:明確印章管理者的管理職責,規范印章使用的業務流程,以及定期檢查印章使用情況等,使印章管理工作做到有規可依,有章可循。

2.印章使用:建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表

公司應建立并使用統一的印章使用審批制度和使用登記表,使用者要遵守公司的印章使用規定。一般來說 ,經企業領導批準后,印章使用者應填寫統一的用印登記表 ,企業文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,然后才能在相關文件上用印。

需要注意的是,使用印章時,要確保由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。一般情況下,未經企業主要領導親自批準,不允許使用者將印章攜帶外出,即使需要外出攜帶,最好指定可信任的人隨往,確保印章安全。

3.嚴格控制或禁止在空白文件上蓋印章

印章使用過程中,印章管理者一定要確保使用者不能在空白文件,如空白紙張、空白單據、空白介紹信等上面加蓋公司印章,如遇特殊情況,必須要經過公司審核管理者同意,如果加蓋印章的空白文件無用后,持有者也要該空白文件退回印章管理部門(如行政部、 辦公室) ,請其妥善處理,從而確保用章安全。

4.對變更或撤銷的部門或公司及時處理相關印章

企業所屬部門發生變更或被撤銷后,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后,在工商注銷手續完成后,必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部關閉后,項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀,用印記錄由印章管理部按檔案管理規定存檔。

5.印章不小心遺失了,該怎么辦?

印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

之后,在進行補刻時,要拿上公安機關的報案回執、登報申明、補刻印章申請書等材料到當地公安機關進行備案,然后到指定印章公司進行刻章。

公章丟失,即使自己保留了所有的公章信息,例如樣式和編碼,也不能私自進行刻章,否則將面臨拘留的行政處罰。

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